做好遠(yuǎn)程辦公的5種工具和方法

未來遠(yuǎn)程辦公將取代現(xiàn)在的群體式辦公模式，不要懷疑，這就像未來馬路上開的都是電池汽車一樣，人與人聚集為了娛樂、社交...里買沒有辦公。
疫情加速了這一變化，只要使用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)、工具和方法，距離就不再是負(fù)擔(dān)。

合作與交流對協(xié)作團(tuán)隊(duì)來說都是個(gè)問題，幸好，每個(gè)問題都有相對應(yīng)的解決辦法，有許多工具和技術(shù)可以幫助您的遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)協(xié)作，在進(jìn)行深入研究之前，讓我們先討論一下遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)協(xié)作的基本內(nèi)容：

一、遠(yuǎn)程工作協(xié)作的三個(gè)組成部分：
它們是構(gòu)建團(tuán)隊(duì)的基礎(chǔ)，三者之間的協(xié)作對良好的協(xié)作至關(guān)重要。
讓我們以這種方式思考：無論你有多好的方法(敏捷)，無論你與多么優(yōu)秀的人(高效、聰明的人)合作，如果你沒有適當(dāng)?shù)墓ぞ?，好的方法和聰明的人就不能?lián)系在一起。讓我們概述一下我們在UX studio中使用的5種方法和工具，以與我們的（遠(yuǎn)程）客戶端成功進(jìn)行協(xié)作。

二、做好遠(yuǎn)程辦公的5種方法和工具

1、創(chuàng)造友好開放的氣氛
團(tuán)隊(duì)一起工作時(shí)會發(fā)生什么：與你的員工和團(tuán)隊(duì)成員一起討論，聽取他們的建議。所以，與遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)相比，您將更快地了解并信任彼此。
挑戰(zhàn)：由于缺乏面對面的交流，這種信任的建立時(shí)間會更長。
方法：展現(xiàn)你個(gè)性的一面。

交談能幫助你消除缺乏人情味的氣氛，還能幫助你建立信任。它是一種非正式的溝通方式，可以幫助你展現(xiàn)自我，讓團(tuán)隊(duì)成員之間更加親密。
盡管你不能和同事一起出去喝咖啡，但你絕對可以在slack(聊天群組)上設(shè)置一個(gè)有趣的頻道，你可以在這里發(fā)帖子，分享你的經(jīng)歷和有趣的故事。通過建立一個(gè)公開的渠道，鼓勵(lì)他們嘗試新事物，分享未完成的任務(wù)。
通過這種方式，他們可以通過一個(gè)新的方法、工具或其他方式來分享他們的進(jìn)展。設(shè)立一個(gè)通道，讓每一位隊(duì)員每天早晨對自己的情緒進(jìn)行評估，還有許多其他方式來創(chuàng)造個(gè)人氣氛。

做這個(gè)領(lǐng)域的領(lǐng)先者，并通過成為第一個(gè)發(fā)布這個(gè)頻道的人來告訴他們?nèi)绾稳プ觥?br/>工具：
Slack
Skype
Facebook

2.簡化程序，提高透明度
團(tuán)隊(duì)在同一個(gè)地方工作：作為一名產(chǎn)品負(fù)責(zé)人/經(jīng)理，如果你和你的員工在一起，你可以(希望)看到并聽到團(tuán)隊(duì)正在發(fā)生什么。
挑戰(zhàn)：如果沒有一個(gè)真正便于管理的任務(wù)板，你就不可能知道你在什么地方，或者管理你的團(tuán)隊(duì)。
方法：在遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)中，更重要的是使用項(xiàng)目管理工具(例如任務(wù)板)。匯報(bào)和管理必須完成的任務(wù)，以便每個(gè)人都能看到任務(wù)板，了解其他團(tuán)隊(duì)成員的工作情況。

所有的事情都會在產(chǎn)品負(fù)責(zé)人處理這個(gè)任務(wù)板的時(shí)候按計(jì)劃進(jìn)行。即使你不能聽到同事們現(xiàn)在正在做什么，你也可以在Jira中隨時(shí)看到他們的工作。
工具：
Jira
Trello
Asana

3.預(yù)先查明影響生產(chǎn)力的因素
同一個(gè)團(tuán)隊(duì)在同一個(gè)地方工作：當(dāng)你每天都和同事面對面的時(shí)候，你很可能在問題爆發(fā)前就已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了。
你可以通過在同事中的一些行為表現(xiàn)感受到團(tuán)隊(duì)之間的緊張感，你不需要是一個(gè)治療師，但是你必須成為他團(tuán)隊(duì)的產(chǎn)品負(fù)責(zé)人/團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人。要消除這些緊張氣氛，可以進(jìn)行一對一的討論，小組討論和團(tuán)隊(duì)建設(shè)。

挑戰(zhàn)：當(dāng)你不和你的團(tuán)隊(duì)在同一個(gè)地方工作時(shí)，你可以專注于to-do項(xiàng)目，過程，和生產(chǎn)力。但是，如果僅僅關(guān)注于這些問題，就會缺乏對未來可能出現(xiàn)的問題和障礙的預(yù)測，不去關(guān)注這些問題，就會很危險(xiǎn)。
方法：進(jìn)行面對面的討論。

即時(shí)面對面的討論對你與每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員以及整個(gè)團(tuán)隊(duì)建立信任非常重要，你可以通過視頻通話來管理一對一的討論，反饋，回顧和團(tuán)隊(duì)建設(shè)。
時(shí)機(jī)是重要的，例如：確保每周有一對一的討論(如果可能)。
雖然需要很多準(zhǔn)備和組織。但從長遠(yuǎn)來看，這會給你帶來好處。
工具：
gotomeeting
Skype
hangouts
appear.in

4.共同思考
為何你希望聰明人加入你的團(tuán)隊(duì)？頭腦風(fēng)暴，創(chuàng)造一個(gè)出色的項(xiàng)目/產(chǎn)品，對吧？
要做到這一點(diǎn)，你們必須共同思考，必須使你們的思想形象化，這樣從一個(gè)詞就能看出你們在同一個(gè)頁面上。
當(dāng)進(jìn)行腦力激蕩時(shí)，你可以使用各種工具將你的想法和觀點(diǎn)可視化。不管是在白板上，還是數(shù)百個(gè)方便貼的幫助下，你都有許多機(jī)會向你的隊(duì)友展示你的觀點(diǎn)。

挑戰(zhàn)：如果你的想法不能實(shí)時(shí)顯示出來，那么你的隊(duì)友理解你所說的話將是一項(xiàng)真正的挑戰(zhàn)。這減慢了整個(gè)協(xié)作過程。
方法：在網(wǎng)上準(zhǔn)備白板，網(wǎng)上有很多實(shí)時(shí)白板，你可以用來遠(yuǎn)程頭腦風(fēng)暴，畫素描。但是沒有準(zhǔn)備，光有工具本身還不夠。
我們?yōu)閁Xstudio的遠(yuǎn)程腦力激蕩做了大量準(zhǔn)備，從而克服了這個(gè)問題。會議開始前，我們已經(jīng)計(jì)劃好了整個(gè)會議的結(jié)構(gòu)，每個(gè)UX研討會都有一個(gè)負(fù)責(zé)人，會上，主持人要完成兩項(xiàng)主要任務(wù)：
1、保證人人都有說話的機(jī)會。 2、作出總結(jié)。
工具：
Realtimeboard
Awwapp

5.分享觀點(diǎn)，共同制定未來計(jì)劃
你將項(xiàng)目/產(chǎn)品的遠(yuǎn)景與整個(gè)團(tuán)隊(duì)分享，你可以使用在線存儲的書面文件，或者將打印好的材料貼到墻上，與團(tuán)隊(duì)分享過程、想法、方法和目標(biāo)。
挑戰(zhàn)：缺乏共享的位置，這意味著你不能把你的計(jì)劃、過程等展示在墻上。
方法：分享所有東西和讓別人一起工作，把所有東西保存在同一個(gè)地方，這樣你就可以邀請別人來編輯或者共享你的團(tuán)隊(duì)的資料。讓文件夾和文件保持最新，讓其他人協(xié)作，當(dāng)共享文件的內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，更新給其他人。
工具：
谷歌

產(chǎn)品表格
文檔
Gmail
幻燈片
其他：Dropbox、Youtube

以上是我們?yōu)閼?yīng)對解決遠(yuǎn)程辦公而提出的工具和方法，但是除了這兩點(diǎn)，更重要的是人的因素，什么樣的人適合遠(yuǎn)程辦公呢？或者說就現(xiàn)階段而言，寫作能力強(qiáng)的人 和 擁有不被打擾有一定自我學(xué)習(xí)能力的人更能勝任遠(yuǎn)程辦公，至于在不遙遠(yuǎn)的未來，不管你是怎樣的人都將被適應(yīng)遠(yuǎn)程辦公室，否則將被遠(yuǎn)程失業(yè)：- ）



原文作者：Alexandra Kovács
原文鏈接：uxstudioteam.com/ux-blog/remote-work
翻譯/編輯：Anne / Jason